Funktionsweise von RPA
Robotic Process Automation, übersetzt robotergesteuerte Prozessautomatisierung, umfasst Softwareprogramme, welches die Eingaben eines Menschen am Computer simuliert und seit 2015 Einzug in der unternehmerischen Praxis findet.
Der Roboter agiert auf Anwenderebene und nutzt folglich die grafische Benutzeroberfläche oder Graphical User Interface (GUI), um mit jeder möglichen installierten Software zu interagieren. In Flowcharts werden die einzelnen Arbeitsanweisungen an den Roboter in prozessualer Reihenfolge programmiert. Der Roboter durchläuft die einzelnen Arbeitsschritte, in welchen er Klicke und Tastatureingaben simuliert und so beispielsweise große Datenmengen in Tabellen einpflegt, Emails archiviert oder in Kombination mit Optical Character Recognition (OCR) Rechnungen ausliest.
Man unterscheidet RPA Roboter in Roboter, die unabhängig (unattended robots) Prozesse durchlaufen und Roboter, die durch den Mitarbeiter aktiviert werden (attended robots) und Roboter, die sowohl als auch attended und unattended Prozesse durchlaufen (hybrid robots)
Mehrwert von RPA
Durch RPA lassen sich vor allem in Massentransaktionsgeschäften erheblich Kosten reduzieren. Roboter sind effizient und kostengünstig, wenn sie einmal programmiert sind. Sie können in kurzer Zeit Prozesse durchlaufen und diese auch mit Einhaltung der Vorschriften (Compliance) und in hoher Qualität absolvieren. Weiterhin ist die RPA Technologie nur minimal invasiv, wodurch sie sich schnell in die vorhandenen Strukturen integrieren lassen, ohne Änderungen vornehmen zu müssen. Zusätzlich sind die Roboter leicht skalierbar. Wenn mehr Bedarf besteht, lässt sich leicht die Anzahl der Roboter erhöhen, um Engpässe zu vermeiden.
In der Kombination von RPA mit künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich auch immer komplexere Aufgaben automatisieren, sodass mit Hilfe von Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR) auch unstrukturierte Daten durch RPA verarbeitet werden können. Die Möglichkeiten von RPA scheinen endlos, sind aber auch an bestimmte Kriterien geknüpft.